Nos astuces pour que vos réunions soient (enfin) efficaces !

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Les raisons sont pourtant bien connues : mauvaise préparation, manque de ponctualité de certains de vos collaborateurs, ordre du jour mal défini… Résultat : trop souvent, les réunions sont interminables, démotivantes et peu constructives. Comment faire pour changer tout ça ? Nos astuces.

9 heures. C’est, selon une récente étude[1], le temps que les cadres français passent chaque semaine en réunion. Ce qui, rapporté sur une année complète, représente plus de six semaines… Problème : ces rendez-vous sont jugés « inutiles » par 75% des sondés. Pire : toujours selon eux, seule 1 réunion sur 4 aboutit à une prise de décision. Pour changer tout ça, on vous donne quelques astuces.

 

Tout d’abord posez-vous LA question : réunir tous vos collaborateurs est-il à chaque fois nécessaire ?

Soyons clairs : si toutes les réunions ne sont pas inutiles, certaines sont en revanche loin d’être indispensables. Exemple : si la dernière que vous avez organisée s’est résumée en une conversation entre vous et Sophie de la compta, cela signifie que vos dix autres collaborateurs également présents auraient très bien pu s’abstenir de venir et ainsi continuer à avancer sur leurs dossiers respectifs. Voilà pourquoi, avant d’organiser une réunion, vérifiez bien si la présence de toutes les personnes que vous souhaitez convier est réellement indispensable. Sinon, un simple rendez-vous en tête à tête avec Sophie devrait faire l’affaire.

 

N’hésitez pas à varier les plaisirs

Si vos réunions se déroulent tous les lundis à la même heure, toujours dans la même salle avec, en introduction, toujours la même blague (ratée) de Patrick du 4ème, autant dire que tout cela risque de ne pas être très constructif. Pour être plus efficace, changez donc vos habitudes ! Déjà, commencez par oublier le lundi. Personne n’est jamais vraiment efficace le lundi… Ensuite, outre l’importance de changer régulièrement d’endroit pour vous réunir, pensez au « stand-up meeting ». Comme son nom l’indique, il s’agit d’une réunion qui se tient debout, sans chaise ni table. Son but : discuter de l’avancée d’un projet de la manière la plus efficiente possible. Il s’agit moins d’entrer dans le détail que de présenter un bilan rapide. 15 minutes tout au plus.

 

 

 

Tel un prof, soyez ferme !

Un peu comme dans une salle de classe où les élèves sont très vite distraits par leurs téléphones, plus de 4 salariés sur 10[2] reconnaissent utiliser leur smartphone ou leur ordinateur pendant une réunion. Or, si un professeur peut confisquer sans mal le téléphone de l’un de ses élèves, cela s’annonce un peu plus compliqué vous concernant. Voilà pourquoi il va vous falloir agir en amont en demandant à vos collaborateurs de venir aux réunions les mains vides. De cette manière, tout le monde sera concentré, y compris Patrick du 4ème.

 

Prévoyez un compte-rendu

À l’issue de la réunion, faites parvenir à chaque participant un compte-rendu des échanges qui ont eu lieu ainsi qu’une liste de toutes les décisions prises. L’avantage de ce type de document, c’est qu’il vous garantira que tous les participants, et particulièrement ceux qui auraient malencontreusement piqué du nez (en tous cas de manière suffisamment discrète pour que cela échappe à votre vigilance) soient en possession de toutes ces infos. Evidemment, pour cela, il vous aura fallu confier à l’un des participants la tâche de prendre des notes…

 

Bon à savoir

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[1] et  [2] Source : Etude réalisée par OpinionWay du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1 012 salariés d’entreprises de 500 salariés et plus.